台帳とは、お客様の名前や連絡先、購入商品や提供サービスなどの来店時情報を記録する顧客名簿のこと。「顧客台帳」や「カルテ」などとも呼ばれる。

化粧品店やデパートなどの化粧品カウンターで買い物をすると「名前を付けていますか？」「名前を付けましょうか？」と聞かれることがありますが、それは「台帳に登録していますか？」「これから登録しましょうか？」ということです。名前を付けている、つまりその店に台帳のあるお客様は、一般的に「会員」や「メンバー」と呼ばれます。

台帳は、医療機関のカルテと同じようなものですが、お客様が希望しなければ作成しません。

○台帳の内容
一般的に、台帳は、名前、誕生日、住所、電話番号、メールアドレス、肌タイプなどを記録するシートと来店記録をつけるシートで構成され、お客様ごとにページが作られます。来店記録は、カウンセリング内容や肌状態、購入品、渡したサンプルなどを接客した美容部員や販売員が記録します。

台帳には、趣味やライフスタイルなど、化粧品とは関係がなくても、後々コミュニケーションのきっかけとなるような情報も記入されることが多いです。

生まれ年や住所など、教えたくない項目は登録する必要はありません。化粧品会社や販売店によっては、新規客の獲得数が活動実績につながったり、実績とは関係なく自店の固定客を増やしたいという思いが強かったりすることで、美容部員・販売員から名前を付けることを強く促されることがありますが、断ることは可能ですし、断ったことで不利益を受けることはありません。

○お客様側の台帳のメリット
台帳に購入履歴があれば、自分が使っている商品のタイプや色番号を覚えていなくても台帳で確認することができます。「あの時もらったサンプルがよかったからそれを買いたい」「いつもと同じ色のファンデーション」と言うだけで、求める商品を出してもらうことも可能です。

台帳は店ごとに管理されるため、美容部員が変わってもスムーズな接客ができ、メーカーによってはお客様の引っ越しにも対応しています（引っ越し先で会員になるお店に台帳を移行）。

また、誕生月に粗品が用意されていたり、メイクアップレッスンやポイントに応じたサービスが受けられたり、化粧品に対する好き嫌いや予算などを毎回いちいち話さなくて済んだりなど、メーカーやお店によって違いはありますが名前を付けておく（台帳を作る）ことで、自分の事情や嗜好に合ったサービスを受けやすくなります。

○お店側の台帳活用
販売店にとっては、台帳は一人ひとりのお客様とのコミュニケーションをより良くするための備忘録だけではありません。必要な情報が記録されていることで、接客の効率性を上げ、店頭活動の生産性が高まります。

また、台帳分析をすることで店全体の傾向をつかむことができます。効率的な品揃えや、的確な販売計画を立てるのに有用なデータを台帳から収集できるので、メーカーやお店にとって台帳は、接客ツールにとどまらず、経営戦略に役立つ重要なツールです。

○紙から電子化へ
最近は、電子台帳も普及しています。電子台帳は、紙に手書きで記録する従来の台帳に比べるとメンテナンスしやすく、台帳機能に加えて、カウンセリングツールや機器による肌診断結果なども保管しておくことができます。お客様と美容部員が一緒に同じ画面を見ながら対話できるため、カウンセリングの質も、双方の理解度も高まります。売上や在庫の管理も同じシステム上で行えるため業務効率も上がります。
従来の台帳では時間がかかったデータの分析や受け渡しが、短時間でできるようになります。